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Über Arcinsys - Datenschutz - Impressum

Informationen über Arcinsys

Das Archivinformationssystem Arcinsys ist eine Webanwendung. Damit ist seine Nutzung ohne Installation spezieller Software von jedem Computer mit Internetanschluss und aktuellem Webbrowser aus möglich.

Nutzerinnen und Nutzer des Archivs arbeiten im selben System wie dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Sicht richtet sich nach der jeweiligen Funktion. Die frühere Aufteilung zwischen Erfassungssoftware und Webpräsentation erübrigt sich. Die Webanwendung erleichtert die gemeinsame Nutzung des Archivinformationssystems durch mehrere Archive im Verbund.

Arcinsys wurde als Version 2 des bisherigen Hessischen Archiv-Dokumentations- und Informations-System HADIS entwickelt. Die Arcinsys-Module Navigator (navigierende Recherche, Erschließung) und Suche (Volltextrecherche, Signatur-Suche) bauen auf HADIS-Komponenten auf. Arcinsys enthält außerdem folgende Module: Bestellen (Merkliste, Bestellfunktion), Beantragen (Nutzungsanträge, Berechtigungsverwaltung), Nutzen (Bereitstellung, Nutzung, Lesesaalverwaltung), Übernehmen (Behördenberatung, Bewertung, Zugangsverwaltung), Managen (Erschließungsplanung, Bestandserhaltungsplanung), Aufbewahren (Magazinverwaltung), Administrieren.

Arcinsys setzt das Repräsentationenmodell für analoges und digitales Archivgut um. Jede Archivalienverzeichnung beschreibt somit ein Informationsobjekt als logische, nicht physische Einheit. Diesem Archivale werden mehrere physische Repräsentationen zugeordnet – z. B. das Papieroriginal, dessen Abbildung auf Mikrofiche, das Nutzungsdigitalisat. Bei originär digitalen Objekten können mehrere Repräsentationen unterschiedliche Migrationsstufen abbilden. Die Nutzerin oder der Nutzer bestellt ein Archivale zur Nutzung, das Archiv stellt eine Repräsentation zur Nutzung bereit.

Arcinsys verwendet ausschließlich frei nachnutzbare Softwarekomponenten. Einer Nachnutzung der Software durch andere Archivverwaltungen stehen also keine Lizenzeinschränkungen Dritter entgegen.

Datenschutz im Archivinformationssystem

Arcinsys verwendet ein differenziertes Berechtigungsmodell, um personenbezogene Daten bestmöglich zu schützen. Im System werden zum einen personenbezogene Daten gespeichert, die in den Erschließungsdaten zum Archivgut vorkommen. Zum anderen werden personenbezogene Daten der Anwenderinnen und Anwender des Systems, darunter auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Archive, verarbeitet.

Erschließungsdaten zu Archivgut

Für die Speicherung und Veröffentlichung personenbezogener Daten aus der Erschließung von Archivgut gilt das jeweilige Archivrecht (Landesarchivgesetz, Bundesarchivgesetz, Archivsatzung usw.). Archivgut kann in der Regel nach einer Schutzfrist eingesehen und ausgewertet werden, die in der jeweiligen Rechtsvorschrift festgelegt ist. In Arcinsys wird gegebenenfalls auf die Existenz einer noch bestehenden Schutzfrist hingewiesen. Dann ist ein Archivale im Regelfall noch nicht bestellbar und einsehbar. Gleichwohl können die Erschließungsdaten (Metadaten) zu einem solchen Archivale schon vor Ablauf der Schutzfrist in Arcinsys sichtbar sein, wenn durch deren Veröffentlichung die zu schützende Information nicht preisgegeben wird. Hingegen können Erschließungsdaten, in denen zu schützende personenbezogene Angaben enthalten sind, nur durch zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des aufbewahrenden Archivs in Arcinsys eingesehen werden.

Daten der Anwenderinnen und Anwender

Für den Schutz der persönlichen Daten der Anwenderinnen und Anwender von Arcinsys gilt das jeweilige Datenschutzrecht (insbesondere das jeweilige Landesdatenschutzgesetz). Dessen Bestimmungen werden folgendermaßen umgesetzt:

Anwenderinnen und Anwender können Arcinsys ohne Anmeldung verwenden. Sie können die veröffentlichten Erschließungsdaten recherchieren. In diesem Fall werden in der Anwendung keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Um eine optimale Nutzung von Arcinsys zu ermöglichen, setzt die Anwendung sogenannte Cookies ein. Das sind kleine Datenpakete, die der verwendete Browser auf dem Endgerät speichert. Es handelt sich dabei um temporäre Cookies, die mit Beendigung der Session oder mit Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden. Mit der Nutzung der Anwendung wird das Einverständnis zur Verwendung von Cookies erteilt.

Der Betreiber der Anwendung erhebt Protokolldaten über jeden Zugriff auf das Angebot (so genannte Serverlogfiles). Diese Protokolldaten dienen dem technischen Betrieb und der Sicherheit des Angebotes. Der Anbieter behält sich jedoch vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht. Die Protokolldaten werden regelmäßig nach kurzer Zeit gelöscht.

Anwenderinnen und Anwender, die sich in Arcinsys registrieren und damit ein Anwenderkonto anlegen, hinterlegen selbst ihre personenbezogenen Daten. Pflichtangaben sind eine selbst gewählte eindeutige Anwenderkennung, der Name, der Vorname, eine E-Mail-Adresse sowie das Geburtsdatum. Diese Daten werden in der Anwendung gespeichert, damit die Anwenderin oder der Anwender bestimmte Zusatzfunktionen der Anwendung individualisiert nutzen kann. Angemeldete Anwenderinnen und Anwender können eine individuelle Merkliste führen und Nutzungsanträge bei Archiven stellen. Nach der Anmeldung können die bei der Registrierung eingegebenen Daten unter dem Menüpunkt "Meine Daten" jederzeit geändert werden. Nur die Anwenderkennung ist unveränderlich.

Die Anwenderkennung und das Passwort sind erforderlich, um sich an Arcinsys anzumelden. Das Passwort wird in der Datenbank als Hash-Wert gespeichert und ist auch für die technischen Administratorinnen und Administratoren der Anwendung nicht einsehbar. Die E-Mail-Adresse aus der Registrierung wird ausschließlich dazu verwendet, bei einem vergessenen Passwort dessen Zurücksetzen zu ermöglichen. Sie wird den Archiven nicht bekannt gegeben. Wenn eine Anwenderin oder ein Anwender Berechtigungen als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Archivs erhalten soll, werden der Archivadministratorin oder dem Archivadministrator der Name, der Vorname, die Anwenderkennung und das Geburtsdatum zugänglich gemacht, um eine eindeutige Identifikation der zu berechtigenden Person zu ermöglichen.

Über die Pflichtfelder hinaus können bei der Registrierung auch weitere Angaben (z. B. Adressdaten) hinterlegt werden. Diese Daten erleichtern der Anwenderin oder dem Anwender die Ausfüllung des Nutzungsantrags, da die gespeicherten Werte dort schon voreingetragen werden. Diese Einträge aus Registrierung und Anwenderkonto werden einem Archiv erst dann bekannt, wenn ein Nutzungsantrag gestellt wird. Während der Ausfüllung des Nutzungsantrags können die aus der Registrierung übernommenen Daten noch geändert (korrigiert werden). Es ist auch möglich, bestimmte Daten, die keine Pflichtangaben sind (z. B. die E-Mail-Adresse) aus dem Formular zu entfernen. Nachdem ein Nutzungsantrag gestellt und die Seite geschlossen wurde, können die dort gemachten Angaben nicht mehr geändert werden. Indem der Antrag gestellt wird, werden die Daten dem als Adressaten genannten Archiv zugänglich gemacht.

Die Angaben in Nutzungsanträgen und Genehmigungen sowie über vorgelegte und genutzte Archivalien können von einer Nutzerin oder einem Nutzer selbst und von berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Archivs, bei dem die Nutzung stattfindet, eingesehen werden. Die beschriebene Datenverarbeitung ist zulässig, da sie zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben des Archivs erforderlich ist.

Die Eintragungen in einer Merkliste werden von der Inhaberin oder dem Inhaber eines Anwenderkontos selbst vorgenommen und sind nur dieser Person selbst zugänglich. Die Daten sind einem Archiv auch nach Stellung eines Nutzungsantrags nicht zugänglich. Die Speicherung auf der Merkliste ist nur temporär erforderlich, um Bestellungen an ein Archiv zu senden. Nachdem eine Bestellung übermittelt wurde, kann die Anwenderin oder der Anwender die Daten selbst aus der Merkliste löschen.

Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Die Speicherung personenbezogener Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Archive und ihre Zuordnung zu Rollen und Berechtigungen ist erforderlich, um die gesetzlichen Aufgaben im System abbilden zu können. Dabei können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausschließlich auf diejenigen personenbezogenen Daten zugreifen, die in Ihrem Berechtigungsbereich liegen. Die Speicherung personenbezogener Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist zur Durchführung innerdienstlicher organisatorischer Maßnahmen erforderlich und somit zulässig. Die Daten können nicht zu einer unzulässigen Verhaltens- oder Leistungskontrolle verwendet werden. Der Name einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters wird nur dann mit einer Aktion in Verbindung gebracht, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einen Nutzungsantrag genehmigt oder ablehnt.

Löschung von Daten

Sofern nicht Rechtsvorschriften etwas anderes vorschreiben, werden Daten aus Anwenderkonten 5 Jahre nach ihrer letzten Verwendung automatisch durch das System gelöscht. Dagegen werden Nutzerdaten, die sich auf ein bestimmtes Nutzungsvorhaben und ein bestimmtes Archiv beziehen, nicht automatisch gelöscht. Diese Daten werden vom jeweiligen Archiv nach Ablauf der jeweils durch Rechtsvorschriften bestimmten Aufbewahrungszeit aus dem System gelöscht.

Impressum

Anbieter gem. §5 Telemediengesetz und §55 Abs. 1 des Staatsvertrages über Rundfunk und Telemedien (Rundfunktstaatsvertrag - RStV):

Niedersächsisches Landesarchiv
Am Archiv 1
30139 Hannover
Telefon: (0511) 120 66 01

Verantwortlich: Dr. Christine van den Heuvel, Präsidentin

Ansprechpartner

Dr. Natascha Noll, Niedersächsisches Landesarchiv

E-Mail: poststelle@nla.niedersachsen.de

Technischer Betrieb

IT.Niedersachsen

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Rechtswahl

Es gilt deutsches Recht.

 

Arcinsys-Version: 17.2 (17.10.2017)